Vacature Administratief Medewerker

Bedrijfsomschrijving

Het betreft een snelgroeiende franchiseorganisatie die van koffie en alles eromheen, een feestje maakt. Als onderdeel van het team bij de Centrale Organisatie in Zoetermeer heb je een geweldige kans om betrokken te zijn bij de uitbreiding van het pand in Zoetermeer en de overgang naar SAP Business One per april 2024. Op dit moment zit er op de administratie een team van 4 personen, maar jouw rol is nieuw. Eén andere collega weet hoe het werkt en gaat je hierop inwerken. 

Als Administratief Medewerker ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, met een focus op het ondersteunen van franchisenemers en het zorgen voor een soepele financiële en administratieve werking binnen de organisatie. Hieronder kun je enkele werkzaamheden raadplegen: 

1. Begin april stapt het bedrijf over naar SAP Business One en daar zal veel administratieve ondersteuning bij nodig zijn. Zorg ervoor dat je volledig op de hoogte bent van de functionaliteiten die relevant zijn voor jouw taken en dat je in staat bent om de franchisenemers te begeleiden bij de overgang naar dit nieuwe systeem.

2. Communicatie met franchisenemers: Onderhoud regelmatig contact met de franchisenemers door heel Nederland om eventuele problemen of vragen met betrekking tot administratie op te lossen. Luister naar hun behoeften en bied gepaste ondersteuning en begeleiding.

3. Inkoop, verkoop en banktransacties: Zorg ervoor dat inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften tijdig en nauwkeurig worden verwerkt. Controleer regelmatig de transacties om ervoor te zorgen dat alles correct is geboekt en eventuele fouten tijdig worden gecorrigeerd.

4. Debiteurenbeheer: Monitor de betalingen en incasso's van facturen en grijp in bij eventuele achterstanden of bijzonderheden met betrekking tot debiteuren. Communiceer proactief met franchisenemers over eventuele betalingsproblemen en werk samen aan oplossingen.

5. Centrale facturatie: Zorg voor een gestroomlijnd proces voor centrale facturatie om ervoor te zorgen dat alle facturen correct worden opgesteld en verzonden binnen de vastgestelde termijnen.

6. Fiscale boekingen: Voer eenvoudige fiscale boekingen uit en zorg ervoor dat alle fiscale verplichtingen worden nagekomen.

7. Persoonlijke bezoeken aan franchisenemers: Plan en voer regelmatig bezoeken uit aan franchisenemers voor uitleg, ondersteuning en om de relatie te versterken.

Door deze taken zorgvuldig uit te voeren en nauw samen te werken met je collega's, draag je bij aan een efficiënte en goed georganiseerde administratieve en financiële werking binnen het bedrijf in Zoetermeer en bied je waardevolle ondersteuning aan franchisenemers door heel Nederland.

Het profiel dat Fortune zoekt voor deze rol vraagt om een mix van vaardigheden, ervaring en persoonlijke eigenschappen. Laten we eens kijken naar hoe deze vereisten aansluiten bij de functie:

• Klant- en resultaatgerichte houding: Als administratieve spil is het essentieel om de behoeften van franchisenemers en collega's te begrijpen en te voldoen, terwijl je ook focust op het behalen van resultaten voor de organisatie als geheel.

• Affiniteit met administratieve processen: Aangezien je veel te maken hebt met administratieve taken, is een passie voor het organiseren en ordenen van gegevens een pluspunt.

• Nauwkeurigheid en gestructureerd werken: Het vermogen om nauwkeurig te werken, prioriteiten te stellen en de voortgang goed te bewaken, zijn cruciale vaardigheden in een functie waarbij veel details betrokken zijn.

• Bekendheid met administratieve automatiseringsprogramma's: Aangezien het bedrijf overstapt op SAP Business One, is ervaring met administratieve automatisering een voordeel. Dit toont aan dat je bekend bent met moderne systemen en bereid bent om nieuwe technologieën te leren.

• Ervaring met SAP Business One (pre): Hoewel ervaring met SAP Business One een voordeel is, is het niet noodzakelijk, maar de bereidheid om het te leren en ermee te werken is belangrijk.

• Opleiding en ervaring: Een afgeronde Mbo-opleiding in een financieel administratieve richting en minimaal drie jaar relevante werkervaring geven je de nodige achtergrond en kennis om de rol effectief te vervullen.

• Beschikbaarheid en locatie: De vereiste beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week en woonachtig zijn in de omgeving van Zoetermeer zorgen ervoor dat je in staat bent om je taken uit te voeren en regelmatig op locatie aanwezig te zijn.

Enkele voordelen en kansen die deze rol met zich meebrengt zijn:

• Groeiende franchiseorganisatie: Het betreft een bedrijf dat in beweging is. Met de uitbreiding van het pand en de groeiende interesse in koffie en aanverwante producten, zijn er tal van mogelijkheden om bij te dragen aan het succes van het bedrijf.

• Samenwerking en teamspirit: Het feit dat je nauw zult samenwerken met een enthousiast en hecht team, zowel binnen de Centrale Organisatie als met externe partners, biedt een geweldige kans om te leren en te groeien in een ondersteunende omgeving.

• Voordelen en beloningen: Het bedrijf waardeert duidelijk zijn medewerkers en biedt een scala aan voordelen, waaronder een goed salaris, extra's zoals bedrijfsuitjes, vakantiedagen, pensioenvoorziening, en een bonus die afhankelijk is van het bedrijfsresultaat. Deze voordelen dragen bij aan een stimulerende en bevredigende werkomgeving.

• Tijdelijk contract met uitzicht op vast dienstverband: Het aanbieden van een tijdelijk contract met perspectief op een vast dienstverband geeft aan dat het bedrijf investeert in de ontwikkeling en betrokkenheid van zijn werknemers op de lange termijn.

Al met al biedt jouw rol binnen dit bedrijf niet alleen de mogelijkheid om bij te dragen aan de groei en ontwikkeling van een bloeiende franchiseorganisatie, maar ook om persoonlijk en professioneel te groeien in een stimulerende en ondersteunende werkomgeving.

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Olympia via l.vander.caaij@werk.olympia.nl of Lisanne van der Caaij. Of bezoek hun website onbekend.