Vacature Medewerker Bestuurssecretariaat/Bestuurssecretaresse

Medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse | 32 uur

Pijnacker-Nootdorp € 2.666 - € 3.784 per maand Concernstaf

Vacature details Solliciteren

Functieomschrijving

Ben jij nauwkeurig en punctueel? Denk jij graag mee en is ontzorgen zelfsprekend voor jou? Dan is dit de vacature voor jou!

Wat ga je doen?

Als medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collega's het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collega's voor de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris. Het bestuurssecretariaat vormt een hecht team die goed op elkaar is ingespeeld. Vanwege de aard van de werkzaamheden, werken zij voornamelijk op kantoor.

We zoeken een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende collega, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft. Vanwege de samenstelling van het team ben jij in ieder geval de woensdag en vrijdag aanwezig.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders;
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Ontvangst en begeleiding van bezoekers;
• Alle andere voorkomende secretariële taken.

Vereisten

Wat neem je mee?

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding; (harde eis)
• Ervaring als secretaresse op het gebied van bestuurszaken bij een gemeente is een pré;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
• Vaardigheid met officepakket en Office365;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Dit bieden wij

• Salaris tussen de € 2.666,- en € 3.784,- bruto per maand op basis van 36 uur ( schaal 7 );
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het bruto salaris;
• Persoonlijk Gezondheids Budget (PGB) van € 250,- per jaar;
• Toegang tot het vitaliteitsplatform Thrive met een budget van € 250,- per jaar;
• We bieden je in eerste instantie een jaarcontract.

Overige arbeidsvoorwaarden

• Extra verlof van 50,4 uur bij een fulltime dienstverband;
• Pensioenopbouw bij ABP;
• Hybride werken;
• Thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Surface en mobiele telefoon;
• Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer.

Goed om te weten

• Gratis parkeren bij het gemeentehuis;
• Goede verbinding met OV.
• Een actieve personeelsvereniging.

Over ons team

De Concernstaf (CST) is een afdeling overstijgende stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke als de bestuurlijke organisatie en op een aantal onderwerpen regie voert. Het is een kleine afdeling, van ongeveer 23 mensen, die zich kenmerkt door een adviserend en dienend karakter aan het bestuur en het Gemeentelijk Management Team (GMT). Bovendien voert de CST controles en onderzoeken uit. Onze inzet is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie zodat wij er staan voor de inwoners van onze gemeente.

Over onze gemeente

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente. De komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 57.000 naar 65.000.

Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen, maar ook door de uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega's voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.

Wist je trouwens dat de gemeente Pijnacker-Nootdorp een actieve personeelsvereniging heeft! Regelmatig worden er diverse workshops of uitjes georganiseerd zodat jij ook kans krijgt naast je werktijd leuke dingen te ondernemen met je collega's om deze zo beter te leren kennen. Daarnaast stimuleert de gemeente dat jij je op persoonlijk vlak blijft ontwikkelen, via ons eigen studieplein kan je dan ook diverse online cursussen en trainingen volgen.

Interesse?

Reageer vóór 6 maart door jouw cv met motivatie in te sturen. Klik hiervoor op de knop 'solliciteren'.

Wil je meer informatie of heb je nog enkele vragen? Neem dan contact op met , en leidinggevende van het team managementondersteuning en bestuurszaken, .

Functie:	medewerker bestuurssecretariaat bestuurssecretaresse
Startdatum:	21-02-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	2666 – 3784
Uren per week:	32 – 32

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Pijnacker-Nootdorp via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.